شهرداری منطقه یک همدان در ابتدای سال گذشته فرآیند الکترونیکی کردن تمامی آرشیو اسناد و مدارک موجود را آغاز کرد و هم اکنون پس از یکسال تمامی پروندههای شهروندان در این منطقه که بیش از چهار میلیون برگه بوده است به صورت الکترونیکی ثبت و ضبط شده است.
مدیر منطقه یک شهرداری با اشاره به اینکه حفظ و حراست از پروندههای شهروندان امری مهم و ضروری است عنوان کرد: همواره یکی از دغدغههای مهم، وجود سیستمی مناسب جهت ثبت و ضبط این پروندهها بوده است که به همین جهت شهرداری منطقه یک به عنوان پیشگام در شهرداری همدان پروژه آرشیو الکترونیکی اسناد و مدارک را در سال گذشته با اعتباری 25/6 میلیارد ریالی آغاز کرد.
مسعود دهبانی صابر هدف از اجرای این پروژه را ایجاد فایلهای دیجیتالی جهت پشتیبانی از پروندههای فیزیکی و حفظ اسناد و مدارک مربوط به پروندهها در قبال حوادث طبیعی و غیرطبیعی و نیز جهت استفاده در سیستمهای مکانیزه شهرداری با هدف حذف گردش دستی و فیزیکی پروندهها دانست که بدین ترتیب هرگونه سوءاستفادههای احتمالی نیز جلوگیری شده و ایجاد امنیت و دسترسی آسان به پروندههای موجود افزایش مییابد.
مدیر منطقه یک با عنوان اینکه پروندهها در شش دسته نوسازی، شهرسازی، کمیسیون ماده صد، کمسیسون ماده هفتادوهفت، کسب و پیشه و توافق دستهبندی شدهاند مطرح کرد: چهار میلیون و صدوهشتاد هزار برگ پرونده در مدت سیزده ماه از اجرای این پروژه به صورت الکترونیکی آرشیو شدهاند که بیشترین تعداد آنها مرتبط با پروندههای نوسازی با بیش از 3 میلیون برگ بوده است.
وی با بیان اینکه این پروژه شامل دو بخش فیزیکی و سیستمی بوده است گفت: در بخش فیزیکی عملیات عمرانی جهت ایجاد مکانی مناسب و ایمن برای پروندهها با استفاده از بهترین مصالح اجرا شده است و همچنین در بخش سیستمی کیفیت بالای تصاویر و نقشههای اسکن شده را یکی از نقاط قوتی دانست که در این پروژه لحاظ شده است و با اجرای این پروژه عملاً گردش فیزیکی اسناد و پروندهها به صفر خواهد رسید.
دهبانی صابر افزود: همچنین صحت سنجی و اعتبارسنجی تمامی مدارک و پروندهها بر عهده کارشناسان حراست شهرداری همدان بوده است تا بتوان به تمامی شهروندان همدانی اطمینان خاطر داد که با اجرای این پروژه از پروندهها به نحواحسن مراقبت شده و حقوق آنان رعایت شده است.
مدیر منطقه یک سرعت بالای این پروژه را از ویژگیهای بارز آن دانست و عنوان کرد روزانه به طور متوسط بیش از هفت هزار برگ توسط هر فرد اسکن و بایگانی شده است که با توجه به مشکلات زیادی که در اجرای این پروژه از قبیل شیوع ویروس کرونا و کاهش نیروها، کیفیت نامناسب اوراق قدیمی، چیدمان نامناسب و بایگانیهای گذشته و... وجود داشته است بینظیر است.
وی همچنین از ایجاد واحد امور آرشیو اسناد منطقه خبر داد و اظهار کرد: در این واحد تمامی اسناد به صورت سیستمی و فیزیکی دستهبندی شده هستند و همچنین در تلاش هستیم تا سیستم یکپارچهسازی نیز با سرعت عمل زیاد اجرا شود تا تمامی خدمات شهروندان به صورت الکترونیکی قابل انجام باشد.
مدیر منطقه یک در انتها از شهردار همدان که از این پروژه حمایت و پشتیبانی بسیاری داشتند، همچنین مدیر پروژه، معاونت برنامهریزی و توسعه سرمایه انسانی، مدیریت حراست، سازمان آمار و فناوری اطلاعات و تمامی همکارانی که در این پروژه زحمت کشیدند تقدیر و تشکر کرد.
|