امروزه سازمان ها به این نتیجه رسیده اند کارایی فعالیت ها زمانی خواهد بود که از تمام ظرفیت های سازمانی و امکانات و شرایط لازم بهرمند می شوند و در عرصه جامعه حضوری فعال و موثر داشته باشند.
يكي از مباني توسعه سازماني، روابط عمومي است؛ به دليل آن كه روابط عمومي، پايگاه اطلاعاتي و ارتباطي سازمان است پس ناديده گرفتن روابط عمومي يعني ناديده گرفتن حجم وسيعي از مخاطبان و اهميت ندادن به پاسخگويي، يعني عدم اعتقاد به كار گروهي و مشاركتي كه با نگرش سازمان يافته مغايرت دارد.
روابط عمومي در سازمان ها نقش هاي زيادي را بر عهده دارد كه از آن جمله مي توان به توزيع اطلاعات، انجام تبليغات و برقراري ارتباط دو سويه بين مخاطبان و مديريت سازمان اشاره كرد.
با توجه به اينكه در سازمان هاي برتر، همه واحدها علاوه بر نقش هاي سنتي، نقش هاي ديگري نيز ايفا مي كنند تا سازمان را به جايگاه برتر برسانند، واحد روابط عمومي نيز در راستاي نيل به اهداف سازماني، داراي وظايف سنگيني بوده و نقطه عطف ديگر واحدها محسوب مي شود.
روابطعمومی به عنوان یک علم دارای اصول منطقی، نظریه،الگو و فلسفه بوده و با ایفای نقش خود به شکل کار آمد می تواند در تصمیم سازی برای مدیران،برای ایجاد تصویر مناسب و صحیح از سازمان در جامعه اثر بخشی را افزایش دهد.
به طور قطع می توان گفت موفقیت روابط عمومی ها در سازمان ها در گرو توجه مدیران به اهمیت نقش و رسالت روابط عمومی هاست.نمی توان تصور کرد سازمانی در عصر حاضر به خوبی بتواند با مخاطبان خود ارتباط برقرار کند،اما از مکانیزم ،ابزارها و دانش روابط عمومی بی بهره باشد.
روابط عمومی در قالب فعالیت هایی همچون،انتشارات،تبلیغات،اطلاع رسانی،افکار سنجی،ارتباط با شرکای اجتماعی در دو سطح درون سازمانی و برون سازمانی در صدد است تا بتواند مدیران سازمان را جهت برقراری ارتباطی تعاملی و دو سویه با سایر ارکان سازمانی همچون کارکنان،مخاطبان و جامعه یاری رساند.
تعاریف متعددی از روابط عمومی در نشریات و کتاب های مختلف ارائه شده است اما به شخصه میتوانم بگویم امروز با توجه به اینکه رسانه های دیجیتال برای انسان تبدیل به یک شخص حقیقی شده است و در همه جا با انسان همراه است میتوان گفت که اخبار آنی ولحظه ای در اختیار همه سنین از آحاد جامعه میباشد
پس تعریف ما از روابط عمومی باید این باشد: روابطموثرباعموممردم نه فقط با ساختار مدیریتی و مجموعه ای که در آن مشغول هستیم .
روابطعمومیها حلقه رابط بین مردم وسازمانها هستند و تقویت این نهاد تقویت این حلقه ارتباطی است، روابط عمومی صرفا مبلغ یک دستگاه یا سازمان در بین مردم نیست بلکه نماینده مردم در آن سازمان نیز به حساب میآید .
هیچقسمتیازیکدستگاهیا سازماننمیتواند بهاندازهروابطعمومیباعثتقویتیا تضعیفآندستگاه وسازمانشود و یک سازمان قوی با روابط عمومی ضعیف، ضعیف و یک سازمان ضعیف با روابط عمومی قوی، قوی میشود .
برای تقویت سیستم پاسخگویی در یک دستگاه ابتدا باید روابط عمومی آن دستگاه تقویت شود،کار یک مدیر روابط عمومی عکاسی یا گزارشنویسی صرف نیست بلکه وظایف خطیر او ایجاد ارتباط دوسویه بین سازمان و مردم، برنامه ریزی و سیاست گذاری در امور پیش روی سازمان و دستگاه متبوع است و مهمترین نقشی که یک روابط عمومی قوی میتواند به عهده بگیرد، همراه کردن مردم و افکار عمومی با دستگاه مربوطه است .
اهداف روابط عمومی ها
هدف یک روابط عمومی خوب باید حل مشکلات مشترک بین سازمان و مردمی باشد که با آن سازمان سروکار دارند. یک روابط عمومی مطلوب باید مجرای تبادل اندیشه ها و افکار باشد.
در یک جمله می توان گفت که مهمترین رسالت یک روابط عمومی آگاه کردن مردم از تلاشـها و مشکلات سازمان، جویا شدن نظرات مردم و جمع کردن و انتقال آن به سازمان و ترتیب اثر دادن به آنها در برنامه ریزی های آتی به منظور رسیدن به رشد و توسعه بیشتر سازمان است. در اینجا نقش رسانه ها و وسایل ارتباط جمعی بویژه مطبوعات در تحقق اهداف بالا مشخص می شود رسانه ها شمشیرهای دو دمی هستند که هم می توانند ضعف های سازمان را بیان کنند و افکار عمومی را آگاه سازند و هم قادرند که انتقال دهنده آسان و بی دردسر نظرگاه های مردم به سازمان از طریق صفحات ستونهای خاص خود باشند.
روابط عمومي از طريق مديريت نهادي مي كوشد تا خود نمونه اي از ارزش هاي سازماني باشد و با فعاليت هاي خاص خود ارزش را به اثبات رساند و كاركنان روابط عمومي ها همواره بايد توجه داشته باشند كه هر نوع عمل يا گفتاري بر فرهنگ و ارزش هاي سازمان اثر مي گذارد.
