همدان‌پيام: ادارات ما در جامعه امروز به بسياري وسايل و تجهيزات مدرن اداري مجهز هستند و با ورود تكنولوژي جديد به ادارات خيلي از كارها كه در سال‌هاي نه‌چندان دور به روش‌هاي دستي و بعضاً مكانيزه انجام مي‌شد در حال حاضر الكترونيكي و اينترنتي است.
نمونه بارز مدرنيزه شدن اموراداري و طبقه‌بندي اسناد و مدارك مربوطه در قسمت بايگاني سازمان‌ها و ادارات اتفاق افتاده كه حداقل حسن اين كار محافظت اوراق اداري در برابر هجوم گردوغبار و فرســـــايش تدريجي پرونده‌هاي قطور مي‌باشد كه به مدد استفاده از سيســــــتم‌هاي پيشرفته رايانه‌اي براي آرشيو و نگهداري اينگونه اسناد و پرونـــده‌هاي اداري ممكن شده است.
وسايل ارتباطي نيز در ادارات آنچنان متحول شده است كه بسياري از كارها و مأموريت‌هاي چند روزه و پيگيري‌هايي را كه نياز به زمان‌هاي چند روزه و چند ساعته داشت، به دقيقه و ثانيه رسانده است.
خدا را شكر ديگر از آن وسايل نقليه هندلي و ديزلي هم در سازمان‌ها خبري نيست و خودروهاي لوكس و دنده اتوماتيك جايگزين ژيان و پيكان و جيپ لندرور شده است. با اين حال سياست كوچك‌سازي ادارات و ســـــازمان‌هاي دولتي و تشكيل دولت الكترونيك و واگذاري اغلب خدمات اداري به شركت‌هاي خصوصي، حجم كارهاي اداري را نيز به حداقل رسانده است.
به موازات واگذاري خدمات اداري به شركت‌هاي خصوصي، بسياري هزينه‌هاي سنگين نيز در ادارات، كاهش يافته و حتي دريافت يك برگ فتوكپي 50 توماني رايگان براي ارباب‌رجوع مجاز و ممكن نيست.
اما به‌رغم تمام اين دگرگوني و تحولات مدرنيزه هنوز فرهنگ غالب و ادبيات حاكم در بدنه سازمـــــان‌هاي اداري ما سنتي است و با علوم پيشــــــرفته و كاربرد ابزار جــــــديد سازگاري لازم را ندارد. هنوز روش‌هاي نامه‌نگاري در بســــياري ادارات و واژگان و مرسوله‌هاي ضروري با فرم و محتواي سنتي است.
در صورتي كه اگر مراد برنامه‌ريزي دولت براي كوچك‌سازي سازمان‌ها بر صرفه‌جويي و كاهش هزينه‌هاي سنگين اداري و اجرايي به حداقل باشد، هنوز كار بزرگ و طولاني در پيش داريم.
اخيراً نامه‌اي از يك سازمان پرمخاطب دولتي در همدان با محتواي دعوت از مديران براي تشكيل جلسه صادر شده و ليست اسامي 88 نفر دعوت‌شدگان به جلسه 88 بار تكرار و ضميمه دعوتنامه اصلي شده است.
حالا هزينه چاپ و استهلاك چاپگر و كاغذ و ارسال چنين دعوتنامه‌هايي چه هزينه‌اي به ادارات مربوطه و بودجه دولت تحميل مي‌كند، موضوع اصلي نوشتار امروز ما بوده و هست.
خيلي جالب است شركت‌هاي آب و گاز و برق و تلفن مردم را براي صرفه‌جويي در مصرف كاغذ قبض و چاپ و ارسال آن دعوت به پرداخت اينترنتي و غيرحضوري مي‌كنند. اما در همين حال هيچ برنامه خلاقانه‌اي براي كاهش حجم نامه‌نگاري‌هاي اداري انجام نمي‌شود و همچنان كاغذ و نوشتارهاي بي‌مورد است كه وقت و هزينه‌هاي دولتي را هدر مي‌دهد و لابد به همين نسبت نيز چوب و جنگل و منابع طبيعي است كه براي توليد كاغذ و پروژه‌هاي مربوط به آن هدر مي‌رود و از نظر زيست‌محيطي مشكل‌ساز مي‌شود.
الحق والانصاف ما در شعار دادن و ايده‌پروري خوب جلو مي‌رويم وليكن هنگام عمل دوســـت داريم ديگران كار را تمام كنند و قطعاً آن ديگري هم به اميد يكي ديگر غير از خود مي‌باشد و اينچنين است كه در آخر كار هيچ نتيجه‌اي حاصل نمي‌شود.
