پایگاه اطلاع رسانی روزنامه همدان پیام

وظایف و اصول روابط عمومی

امروزه در عصر حاضر اگر نگوییم ارتباطات نخستین عنصر و اساسی‌ترین اصل مورد نیاز بشر است، اما به‌جرأت می‌توان گفت یکی از بنیادی‌ترین دانش‌ها و مهم‌ترین عوامل پیشرفت انسان و شالوده و زیربنای سایر علوم قرن حاضر است. روابط عمومی، هنر و علم اجتماعی است که درون و برون دستگاه را به هم پیوند می‌دهد و حافظ منافع دستگاه مربوطه و مردمی است که با آن سر و کار دارند.

وظایف روابط عمومی
اعمال مدیریت شایسته در جامعه، در درون شبکه‌هاى ارتباطى گسترده نیاز به اطلاعات و آگاهى‌هاى متقن، به‌روز، واقعى و کارآمد از جامعه دارد و برای دستیابى به چنین اطلاعات و آگاهى‌ها، نیاز به روابط عمومى قوى و پایدار را محرز مى‌کند. بنابراین از عمده وظایف روابط عمومى مى‌توان به موارد ذیل اشاره کرد:
■ مطلع کردن و خبر دادن
■ ترغیب، تشویق، ترویج و تبلیغ
■ انجام تحقیقات اجتماعى و افکارسنجى و پیوند آن به منابع سازمان و عموم مردم
■ هماهنگى موارد موردنیاز سازمان
■ برقرارى ارتباط با فرد، گروه، عموم و سازمان‌ها به‌نحوى که براى آن مؤسسه یا سازمان اهمیت دارد یا در آینده خواهد داشت.
متصدیان روابط عمومى، باید ضمن آشنایى با عناصر و اجزاى تشکیل‌دهنده ارتباط، یعنى معنى و مفهوم انواع ارتباط از نظر نماد، کلامى و غیرکلامى، به‌طور کامل از جریان ارتباطى در تبیین اهداف و استمرار و پایدارى وظایفشان شناخت کافى داشته باشند.
از آنجایى که روانشناسان اجتماعى معتقدند تنها درصد کمى از مردم در برابر پیام جدید فعال، جست‌وجوگر و پذیرا هستند و بیشتر افراد با بى‌تفاوتى از کنار پیام‌هایى که نشر مى‌یابد، مى‌گذرند و تنها با پیام‌هایى که به‌شدت با سرنوشت مادى و معنوى آنها بستگى پیدا مى‌کند و تأثیر عمیق در حیات اجتماعى، اقتصادى و روانى آنها به جا مى‌گذارد توجه اکثریت جامعه را به خود جلب مى‌کند.
مدیران سازمان‌ها، همواره از مسئولان روابط عمومى مى‌خواهند تا افکار عمومى موجود را براى آنها ارزیابى کرده، توزیع دهند و یا در موارد نیاز افکار عمومى مساعد ایجاد کنند و یا افکار عمومى منفى را چنانچه وجود دارد، تغییر دهند، بنابراین شناخت افکار عمومى، نحوه شکل گرفتن و راه‌هاى تغییر آن براى مسئولان روابط عمومى داراى اهمیت است. زیرا آنان را قادر مى‌سازد با موفقیت تغییرات لازم را در افکار عمومى ایجاد کنند.
روابط عمومى‌ها روش‌هاى گوناگونى را به خدمت مى‌گیرند، تا در جریان افکار عمومى سازمان خود باشند، ضمناً آن را هدایت کنند که پاره‌اى از آنها ساده و پاره‌اى دیگر پیچیده هستند. در حرفه روابط عمومى و ارتباطات، منظور، تبلیغ به‌کارگیرى فن، ترغیب، تشویق و استفاده صحیح و مؤثر از همه تکنیک‌هاى ارتباطى، جمعى، فردى و گروهى است.

اصول روابط عمومی
اقدامات و فعالیت‌هایى که از سوى روابط عمومى انجام مى‌گیرد به ۲ دسته تقسیم مى‌شوند: دسته اول، فعالیت‌هایى که از قبل پیش‌بینى و برنامه‌ریزى شده و با بررسى طرح‌هاى اجرایى با آمادگى به اجرا درمى‌آیند. دسته دوم، آن سرى از فعالیت‌ها و اقدامات اجرایى است که بنا به نیاز و براساس مصلحت روز، ضرورت اجراى آن وجود دارد. در اجراى هر برنامه کلى، عمومى یا جزئى و مقطعى روابط عمومى‌ها 4 مرحله وجود دارد که طى صحیح و منظم این مراحل، موفقیت اقدامات روابط عمومى‌ها را تضمین مى‌کند و از آغاز تا پایان یک چرخه را تشکیل مى‌دهد که عبارتند از تحقیق، تهیه برنامه، ارتباط و ارزیابى.
میدان وسیع و امکانات ارتباطى متعددى در دسترس مسئولان روابط عمومى قرار دارد که مى‌توان مؤثرترین و کارآمدترین آنها را در موارد لزوم به خدمت درآورد، این امکانات و اقدامات بنا به طبیعت و ماهیت دریافت آنها، از سوى مخاطبان به 3 دسته تقسیم شده‌اند:
1. تاکتیک نوشتارى
2. تاکتیک گفتارى
3. تاکتیک بصرى یا دیدارى
در میان وسایل و امکانات روابط عمومى، تاکتیک نوشتارى از همه متداول‌تر و مهمتر است. مانند اطلاعیه خبرى، نشست خبرى، میهمانى و مسافرت هاى مطبوعاتى، مصاحبه‌ها و اداره جلسه‌ها.
عصر جدید، شاید انتقال دیدگاه‌هاى مدیران به فراسوى سازمان‌ها باشد، اگر در زمان (تیلور) پدر مدیریت علمى، توصیه به مدیران، این بود که سازمان‌هایشان را بهره‌ور نگه دارند و اگر در مکتب روابط انسانى، مدیران به ارضاى نیازهاى روحى و روانى کارکنان تشویق مى‌شدند، هم‌اکنون الزام و موقعیت جامعه، مدیران را متوجه محیط‌هاى خارج از سازمان‌هایشان ساخته است و وسایل محیطى را در دستور کار مدیران قرار مى‌دهد و توصیه مى‌کند، باید تفکرات محدود و جزءنگر را کنار گذاشته و اندیشه‌اى قوى در این‌باره پیدا کنند.
این تحقق، به مسئولیت اجتماعى منجر نخواهد شد، مگر اینکه در راه تحقق آن مهارت‌ها و تخصص در این زمینه به‌صورت فعال به کار گرفته شود، همچنین خارج از مسائل و مشکلات مردم نسبت به سایر مراکز به‌ویژه مراکز هم‌سنخ نهاد مربوطه آگاهى داشته باشند و ضرورتاً به تشکیل جلسات کوچکترى با ترکیب مسئولان نهادهاى هم‌سنخ اقدام کنند.
هم‌اکنون مردم هوشمند و پویاى جامعه در سازمان‌هاى دولتى و خارج از دستگاه‌هاى دولتى، درباره ضرورت وجود یک(واسطه و رابطه) میان دولت و مردم توافق نظر دارند، تا مردم و دولت تبادل نظر داشته باشند. لذا روابط عمومى‌ها، موظف به فراهم آوردن تسهیلاتى براى حضور و تماس مردم، با نهاد مربوطه از طریق مختلف هستند و این خود نشانگر ضرورت و اهمیت روابط عمومی در ارتباطات درون‌سازمانی و برون‌سازمانی و جایگاه آن در سازمان مربوطه است.
* گردآورنده : شراره کوهی

پاکی آوردی ای امید سپید

یلدا شب هندوانه و فال و غزل

حال و هوای صحاف خانه همدان در آستانه بازگشایی مدارس