پایگاه اطلاع رسانی روزنامه همدان پیام

وظایف و نقش روابط‌عمومی در سازمان

عبارت روابط‌عمومی تعریف‌‌های متعددی دارد اما روابط‌عمومی از منظر انجمن جهانی روابط‌عمومی بدین شرح می‌باشد: "روابط‌عمومی بخشی از وظایف مدیریت سازمان است. عملی است ممتد، مداوم و طرح‌ریزی شده که از طریق آن، افراد سازمان‌ها می‌کوشند تا تفاهم و پشتیبانی کسانی را که با آنها سروکار دارند، به دست آورند. "
وظایف و اهداف روابط‌عمومی چیست؟
■ ایجاد تفاهم و رفع سوءتفاهم‌ها
■ بیان و تبلیغ کارها و اقدامات خوب و مفید انجام‌گرفته در سازمان
■ پاسخگویی به انتقادات و شبهات مطرح‌شده در رسانه‌ها، جامعه و درون سازمان درباره عملکرد سازمان
■ بررسی بازخورد اقدامات و فعالیت‌های سازمان در جامعه و درون سازمان و انتقال آن به مدیران
■ تولید رضایت در کسانی که به نوعی با سازمان در ارتباط هستند
■ برقراری روابط درون‌سازمانی و برون‌سازمانی
■ آماده‌نمودن اذهان عمومی در اجرای طرح‌ها و برنامه‌ها
■ سخنگویی سازمان
روابط‌عمومی و تبلیغات چه تفاوتی با هم دارند؟
تفاوت تبلیغات و روابط‌عمومی، بحث جیب و جَنَم است. تبلیغات از جیب شما می‌کاهد اما روابط‌عمومی به جنم سازمان شما می‌افزاید. جنم در لغت‌نامه به شکل و قیافه معنی شده‌ است. روابط‌عمومی هم دقیقا برای بهبود شهرت و وجهه‌ی عمومی فعالیت می‌کند. این 2 واحد بخش مهمی از فعالیت‌های یک شرکت هستند ولی از جهت‌های مختلفی با هم متفاوت هستند که در اینجا به چند مورد اشاره می‌کنیم.
■ تبلیغات فرآیندی است یک طرفه که تنها به سود سازمان خود فکر می‌کند درحالی‌که در روابط‌عمومی به دنبال سود 2 طرفه هستند.
■ تبلیغات می‌خواهد در کوتاه‌مدت به نتیجه دلخواه برسد حال آنکه روابط‌عمومی روی هدف بلندمدت برنامه‌ریزی می‌کند.
■ برای داشتن تبلیغات هزینه‌های بالا و گاهی سرسام آور مورد نیاز است، در صورتی‌که در روابط‌عمومی از چنین هزینه‌ها خبری نیست و تلاش می‌کند با برقراری تعاملی مطلوب و سازنده با دیگر سازمان‌ها و به‌ویژه رسانه‌ها، از توان آنها به نفع سازمان استفاده کند.
■ روابط‌عمومی موافق توجیه‌گری نیست، بلکه تحلیلگر است. جواب چرایی موضوعات را می‌دهد و به فکر اعتمادسازی میان مخاطبان سازمان است. ساختن چهره‌ای مناسب از سازمان در میان مردم و مخاطبان سازمان تنها کار یک واحد حرفه‌ای است.
■ تبلیغات به شکل مستقیم و بی‌واسطه خود را معرفی می‌کند و از محصول، خدمت و سازمان حرف می‌زند. اما در روابط‌عمومی سعی می‌شود به شکل غیرمستقیم و ناخودآگاه بر مخاطب تأثیر گذاشته‌ شود.
■ کار تبلیغات کاشت است در حالی‌که کار روابط‌عمومی برداشت است.
■ در حیطه‌ی تبلیغات معمولا مخاطب دچار شک است و اعتماد 2 طرفه شکل نگرفته است؛ اما در روابط‌عمومی با حضور عنصر سومی به نام «رسانه» اعتبار رابطه تضمین می‌شود.
■ در تبلیغات ابتکار عمل صد درصد به دست شما است. اما روابط‌عمومی از صافی‌های مختلفی مثل رسانه‌ها یا ناخودآگاه ذهن مخاطب و تحلیل او عبور می‌کند؛ پس شکل نهایی و تصویری که ایجاد می‌شود، کاملا در قالبی که پیش‌بینی می‌کنید، جای نمی‌گیرد.
■ در تبلیغات، تمرکز بیشتر بر توجه بصری مخاطب است و در روابط‌عمومی عنصر زبان و کلمات مهم هستند و البته هزینه‌ی تبلیغات بسیار بیشتر از روابط‌عمومی است.
نقش روابط‌عمومی در سازمان‌ها چیست؟
یکی از مباحث اولیه درباره روابط عمومی، بحث درباره ضرورت حضور قدرتمند روابط‌عمومی در تشکیلات سازمان و نقش آن در سازمان است، اینکه سازمان چه نقشی را به روابط‌عمومی واگذار می‌کند و اصولاً ایفای چه نقش‌هایی توسط روابط‌عمومی در سازمان با ماهیت روابط‌عمومی به عنوان یک هنر، فن و علم مستقل سازگاری دارد.
■ نقش روابط‌عمومی در سازمان، یک نقش طراحی‌شده و مستمر است که به وسیله مدیریت اجرا می‌شود.
■ روابط‌عمومی سازمان، به روابط میان سازمان و مؤلفه‌های مختلف به‌ویژه محیط انسانی می‌پردازد.
■ تأثیر سیاست‌ها، روش‌ها و اقدامات سازمان بر بخش‌های مختلف مردم را تجزیه تحلیل می‌کند.
■ سیاست‌ها، روش‌ها و اقداماتی را که در تعرض با منافع عامه یا عقاید سازمان می‌بیند، تعبیر و تفسیر می‌کند.
■ روابط‌عمومی‌ها در واقع نقش مشاور سازمان را دارند. در مناسبات انسانی سازمان با بیرون، روابط‌عمومی به‌عنوان مشاور ایفای نقش می‌کند.
■ روابط‌عمومی مسئول برقراری یک سری ارتباط 2 طرفه بین سازمان و عامه مردم است.
■ با ایجاد تأثیر خاص در آگاهی‌ها، عقاید، نگرش‌ها و رفتارها در درون یا برون سازمان اقدام می‌کند.
■ به روابط سازمان و محیطش کمک می‌کند.
در مجموع کیفیت و اهمیت ارتباطات یکی از اصل‌های پذیرفته‌شده مدیریت و سرآغاز ایجاد واحد روابط‌عمومی در سازمان‌ها است. واحد روابط‌عمومی سازمان به نوعی سخن‌گوی سازمان و مسئول برقراری ارتباط با محیط بیرونی است.
هم‌چنین باید توجه داشته باشیم که روابط‌عمومی با تبلیغات متفاوت است و اگر تبلیغات می‌گوید: «محصول ما را بخرید. » روابط‌عمومی پاسخی است به سوال «چرا باید محصول ما را بخرید؟» و از این نظر بسیار مهم است.
* گرد آورنده : شراره کوهی

پاکی آوردی ای امید سپید

یلدا شب هندوانه و فال و غزل

حال و هوای صحاف خانه همدان در آستانه بازگشایی مدارس